Fonds du Canada pour les espaces culturels - Lignes directrices du programme

Les demandeurs sont priés de communiquer avec un agent du ministère du Patrimoine canadien avant de remplir une demande.  La liste de nos bureaux est affichée sur le site Web du Ministère à http://www.pch.gc.ca/fra/1267492570171.

Prière de vous référer au glossaire de la page 9 afin d’obtenir de plus amples renseignements concernant la terminologie utilisée dans le présent document.

1. Introduction

1.1 Objectifs du programme

Les objectifs du Fonds du Canada pour les espaces culturels (FCEC) consistent à aider à améliorer les conditions matérielles favorisant la création, la diffusion, la conservation et les expositions dans le domaine des arts et du patrimoine et d'accroître et d'améliorer l'accès des Canadiens et des Canadiennes aux arts de la scène, aux arts visuels, aux arts médiatiques, aux collections muséales et aux expositions patrimoniales grâce à la construction ou la rénovation d'installations vouées aux arts et au patrimoine. Le FCEC appuie également l'acquisition d'équipement spécialisé et la réalisation d'études de faisabilité de projets de construction ou de rénovation d'espaces culturels.

1.2 Résultats anticipés

  • Les organismes voués aux arts et au patrimoine ont des ressources pour construire et améliorer des édifices et des infrastructures.
  • Une variété d'expériences artistiques et patrimoniales est accessible dans plusieurs communautés.
  • Des organismes voués aux arts et au patrimoine peuvent mieux créer, diffuser, conserver et exposer des expériences artistiques et patrimoniales.

Les résultats à long terme du FCEC permettront aux Canadiens et aux Canadiennes d'avoir accès à des espaces consacrés aux arts et au patrimoine à des fins de création, de diffusion, de conservation et d'exposition dans leur communauté.

1.3 Volets du programme

Les volets du programme sont :

  1. Construction ou rénovation
  2. Équipement spécialisé
  3. Étude de faisabilité de projet de construction ou de rénovation

2. Qui peut faire une demande au FCEC?

2.1 Organismes admissibles

Les demandeurs admissibles sont :

  • Les organismes artistiques ou patrimoniaux à but non lucratif, gérés de manière professionnelle (voir glossaire) représentés par un conseil d'administration actif, incorporés aux termes de la partie II de la Loi canadienne sur les corporations canadiennes ou des lois provinciales et territoriales correspondantes.
  • Les gouvernements provinciaux et territoriaux, les administrations municipales et leurs organismes, ou les organismes et établissements équivalents des communautés autochtones (les communautés autochtones comprennent les Premières Nations, les Inuits, les Métis et les Indiens inscrits ou non inscrits) seront considérés si ces demandeurs peuvent démontrer qu'ils ont, par le passé, appuyé les activités artistiques ou patrimoniales professionnelles dans leur communauté.  

La mission, les lettres patentes, les règlements administratifs ou autres documents de gouvernance du demandeur doivent clairement démontrer un mandat artistique ou patrimonial professionnel.

Pour être admissible, les demandeurs des volets construction ou rénovation et équipement spécialisé doivent démontrer que leur organisme est actif depuis au moins deux ans; que la programmation peut être accessible à tous les Canadiens et qu'ils sont en mesure de produire des rapports financiers.

Les organisations culturelles et entreprises privées à but lucratif de l'industrie culturelle, les ministères fédéraux et les sociétés de la Couronne ne sont pas admissibles au programme.


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2.2 Projets admissibles

Les projets admissibles sont la construction ou la rénovation, l'achat d'équipement spécialisé ou la réalisation d'études de faisabilité de projets d'infrastructure culturelle liés à des activités artistiques ou patrimoniales professionnelles.

2.3 Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles doivent être directement liées au projet présenté incluant un ou plusieurs des éléments suivants, sans s'y limiter.

Projet de construction ou de rénovation

  • Honoraires professionnels, tels que  services en architecture, en ingénierie et de techniciens, de gestion de projet et d'évaluations environnementales
  • Construction ou rénovation d'une infrastructure culturelle dont :
  • L'acquisition et les frais de transfert d'une propriété
  • Les intérêts de financement à court terme du projet
  • Les frais de démolition et d'excavation
  • Les coûts de matériaux et de main-d'œuvre
  • Système de protection incendie et dispositif de sécurité
  • Systèmes et mesures afin d'améliorer l'accès aux personnes à mobilité réduite
  • Pratiques environnementales, construction durable, p. ex. LEED, écoÉnergie, etc.
  • Sièges fixes
  • Coûts administratifs directement liés au projet, p. ex. salaires, frais postaux, photocopies, téléphonie, appels d'offres, dépenses liées à la production de matériel dans les deux langues officielles, etc.

Équipement spécialisé

  • Système de sonorisation ou d'éclairage
  • Sièges amovibles
  • Rideaux de scène
  • Équipement de scénographie et de montage
  • Équipement multimédia
  • Tapis de danse amovible
  • Système de billetterie
  • Système de contrôle de la qualité de l'air
  • Système d'entreposage
  • Vitrine d'exposition
  • Coûts d'installation d'équipement spécialisé et formation initiale liée à son utilisation

Étude de faisabilité

  • Honoraires professionnels liés à l'évaluation de la viabilité du projet
  • Honoraires professionnels liés à la conception, à l'analyse du marché et des ressources nécessaires à l'exploitation du nouveau lieu ou lieu rénové
  • Honoraires professionnels de techniciens spécialisés

2.4 Quels projets et dépenses sont inadmissibles ?

Projets inadmissibles

  • Rénovation d'édifices historiques qui ne sont pas directement liés à de la programmation artistique ou patrimoniale professionnelle
  • Projets liés à l'entretien régulier d'un bâtiment
  • Conception ou réalisation d'expositions ou d'œuvres artistiques

Dépenses inadmissibles

Voici une liste d'exemples de dépenses inadmissibles. Celle-ci n'est cependant pas exhaustive.

Projets de construction ou de rénovation

  • Restauration et remise en état d'artéfacts ou de collections
  • Achat et revente d'œuvres d'art
  • Aménagement paysager
  • Stationnement
  • Boutiques-cadeaux
  • Installations commerciales de vente de boissons et d'aliments
  • Panneaux d'interprétation intérieurs et extérieurs
  • Frais d'intérêt courus à long terme

Équipement spécialisé

  • Instrument de musique et étui
  • Équipement de bureau, tel que des  ordinateurs dédiés aux tâches administratives et mobilier
  • Équipement d'installations commerciales de vente de boissons et d'aliments ou de boutiques-cadeaux

Les coûts de l'élaboration du projet ou de préparation de la demande de financement sont inadmissibles.

3. Processus et critères d'évaluation

3.1 Comment les demandes sont-elles évaluées ?

Une demande ne pourra être entièrement évaluée avant la réception de l'ensemble des documents requis et que la demande ait été jugée complète. Patrimoine canadien peut rejeter toute demande jugée incomplète.

L'évaluation sera fondée sur les réponses fournies dans le formulaire. Patrimoine canadien peut demander des documents supplémentaires dans le cadre de l'évaluation de la demande.

Les projets admissibles seront évalués en deux étapes :

  1. Une analyse régionale établit la priorité des projets en fonction des critères d'évaluation du programme (voir section 3.2) directement liés aux résultats anticipés du FCEC et des projets répondant aux besoins et aux écarts dans les communautés et groupes mal desservis, tels que les communautés de langue officielle en situation minoritaire, les Autochtones et les communautés culturelles.
  2. Un comité national d'examen évaluera ensuite les projets en tenant compte des fonds attribués dans l'ensemble du pays ainsi que des besoins ou écarts à l'échelle nationale dans les communautés et groupes mentionnés ci-dessus.

Dans le cadre de l'évaluation des projets déposés au FCEC, d'autres ministères ou organismes fédéraux, d'autres ordres de gouvernement et administrations municipales ainsi que les conseils des arts provinciaux ou territoriaux pourraient être consultés. Les renseignements fournis par le demandeur pourront alors être communiqués aux intervenants consultés.


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3.2 Critères d'évaluation

Les demandes seront évaluées et classées par ordre de priorité selon les critères suivants :

A. Disponibilité et qualité des locaux (35 %)

  • Incidence du projet sur le nombre ou la capacité d'accueil des locaux disponibles à l'échelle locale, régionale ou nationale
  • Incidence du projet sur les conditions matérielles, incluant l'équipement technique et les dispositifs de sécurité
  • Incidence du projet sur les lieux de travail des artistes, du personnel et des autres utilisateurs potentiels (locataires, bénévoles, etc.)
  • Bénéfices de la réalisation du projet pour d'autres organismes voués aux arts et au patrimoine à l'échelle locale, régionale ou nationale
  • Démarches visant à obtenir une certification de construction durable, p. ex. LEED, écoÉnergie, etc.

B. Accès à des activités artistiques et patrimoniales professionnelles (35 %)

  • Incidence du projet sur l'accessibilité du public, y compris l'accès aux personnes ayant un handicap
  • Incidence du projet sur la capacité de l'organisme à rejoindre le public, incluant les communautés et groupes mal desservis
  • Incidence du projet sur l'amélioration de la programmation et l'accès à des disciplines sous-représentées

C. Viabilité du projet et incidence financière à long terme sur l'organisme (30 %)

  • Capacité de gestion organisationnelle, aptitude à gérer efficacement le projet, historique de l'organisme incluant sa capacité à soumettre les rapports requis dans les délais prescrits
  • Situation financière actuelle et passée de l'organisme et confirmation d'autres sources de revenus pour le projet
  • Capacité à gérer l'incidence financière du projet sur les activités à long terme de l'organisme, p. ex. augmentation des frais d'entretien, main-d'œuvre supplémentaire, etc.

4. Conditions de financements et exigences du FCEC

4.1 Financement 

Le programme peut financer jusqu'à 50 % des dépenses admissibles pour la construction ou la rénovation, l'achat d'équipement spécialisé ou la réalisation d'études de faisabilité de projets de construction ou de rénovation d'espaces culturels.

Veuillez noter que le FCEC est un programme de financement très compétitif et que le nombre de demandes dépasse les ressources disponibles. Même si un projet est admissible, ceci ne garantit pas un soutien financier. Le financement moyen approuvé s'élève à 37 % du coût total des projets.

Lors de circonstances exceptionnelles, le programme pourra envisager l'augmentation du pourcentage du soutien financier au-delà de 50 %.  Les circonstances exceptionnelles seront déterminées par le ministère du Patrimoine canadien et peuvent comprendre des projets ayant lieu en zones rurales ou éloignées ou ciblant des communautés ou groupes mal desservis, tels que les communautés de langue officielle en situation minoritaire, les communautés autochtones et les communautés culturelles où le besoin financier est clairement justifié. 

La décision du ministère du Patrimoine canadien d'octroyer ou de refuser une aide financière du FCEC à un organisme est sans appel.

4.2 Dépenses engagées

Le demandeur qui engage des dépenses avant la confirmation écrite de financement du Ministère le fait à ses propres risques. Même si un projet est approuvé, le FCEC ne peut rembourser les dépenses engagées avant la date de réception de la demande.   

4.3 Conflit d'intérêt

Tout bénéficiaire du FCEC doit divulguer la participation de tout ancien fonctionnaire ou titulaire de charge publique assujetti aux dispositions du Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat.

4.4 Si votre demande est approuvée

Les fonds versés par Patrimoine canadien dans le cadre du FCEC prennent la forme de subventions ou de contributions. Le choix du type de financement sera déterminé par Patrimoine canadien. Des conditions s'appliquent selon le type de financement.

4.5 Date limite

Les demandes peuvent être présentées en tout temps au cours de l'année.

4.6 Temps de traitement de la demande

Patrimoine canadien a établi des normes de service afin d'émettre un accusé de réception, une décision relative au financement et les versements dans un délai raisonnable. Le respect de ces normes de service est une responsabilité partagée; le demandeur doit donc soumettre tous les documents exigés en temps opportun.

Accusé de réception d'une demande de financement

Notre objectif est d'accuser réception de votre demande de financement dans un délai de 15 jours civils.

Décision relative au financement :
Construction ou  rénovation
Notre objectif est d'émettre un avis écrit officiel de la décision relative au financement dans un délai de 12 mois suivant la date de réception d'une demande complète.

Équipement spécialisé et étude de faisabilité
Notre objectif est d'émettre un avis écrit officiel de la décision relative au financement dans un délai de six mois suivant la date de réception d'une demande complète.

Paiement
Notre objectif est d'émettre les paiements dans un délai de 28 jours civils une fois que les exigences décrites dans l'accord de contribution ou dans la lettre d'octroi d'une subvention auront été satisfaites.

4.7 Reconnaissance du financement du FCEC

Pour les projets de construction ou de rénovation faisant l'objet d'un soutien financier de 100 000 $ et plus, une reconnaissance sera exigée sous forme de panneau temporaire érigé sur le site de construction ou de rénovation.  Ce panneau, rédigé dans les deux langues officielles, préparé et acheminé aux frais de Patrimoine canadien, devra être installé aux frais du bénéficiaire durant les travaux de construction ou de rénovation.

À la fin des travaux de construction ou de rénovation de projets faisant l'objet d'un soutien financier de 100 000 $ et plus, une reconnaissance permanente de l'appui du gouvernement du Canada sera exigée sous forme d'une plaque permanente. Cette plaque, rédigée dans les deux langues officielles et fournie par Patrimoine canadien, sera installée aux frais du bénéficiaire dans un endroit visible.

4.8 Rapport sur les résultats du projet

Les organismes qui reçoivent un soutien financier du Ministère, que ce soit sous forme d'une subvention ou d'une contribution, doivent présenter un rapport final. Les exigences propres au rapport final seront précisées dans l'accord de contribution ou dans la lettre de subvention.

Les projets peuvent être soumis à une vérification indépendante ou à un sondage.


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4.9 Accès à l'information

Les demandes déposées au FCEC seront traitées conformément à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

5. Glossaire

Les définitions suivantes sont propres au FCEC.

Accord de contribution
Un accord de contribution est un accord signé entre le Ministère et le bénéficiaire qui stipule les objectifs du projet, les résultats à atteindre et les conditions de versements.

Autochtones (communautés)
Les communautés autochtones comprennent les Premières Nations, les Inuits, les Métis ainsi que les Indiens inscrits et non inscrits.

Cahier des charges
Document annexé à un contrat ou à une convention qui définit les obligations administratives, techniques et financières ou autres du contractant et qui décrit les travaux, les bénéfices et les modalités d'exécution du contrat.

Communautés de langue officielle en situation minoritaire
Les communautés de langue officielle en situation minoritaire sont les communautés anglophones se trouvant au Québec et les communautés francophones établies à l'extérieur du Québec.

Communautés culturelles
Les communautés culturelles sont les Canadiens et Canadiennes issus(es) de cultures diverses, telles qu'africaine, arabe, asiatique, latino-américaine et mixte mais ne se limitant pas à celles-ci.

Contribution
Une contribution est un paiement de transfert conditionnel à une personne ou un organisme pour un but précis tel que spécifié à l'intérieur d'un accord de contribution. Un accord de contribution définit les objectifs et les résultats attendus du projet et précise les conditions de paiement. Une contribution peut faire l'objet d'un examen de vérification indépendant par le Ministère.

Construction durable
Méthodes de construction respectueuses de l'environnement favorisant une utilisation plus efficace des ressources.           

Don en nature
Les dons en biens et services peuvent être admissibles à titre de don en nature si ceux-ci sont essentiels à la réalisation du projet pour lesquels le demandeur aurait à débourser des frais.
Ils devront être évalués selon la valeur marchande et inscrits dans les livres comptables de l'organisme.
Les dons en nature peuvent être inclus dans les dépenses du projet mais ne sont pas remboursables.

Étude de faisabilité
Rapport préparé avant le début d'un projet afin d'en évaluer la faisabilité et d'en déterminer les facteurs de réussite.  Celui-ci est préparé par une firme indépendante, architecte ou autre spécialiste.

L'étude doit comprendre une évaluation systématique de la nécessité ou de l'utilité de réaliser le projet et doit mesurer les besoins en matière de locaux, de fonctions du bâtiment, ressources humaines et financières.  Elle peut également comprendre une évaluation des besoins et une analyse de marché.

Le rapport écrit inclut les résultats de l'étude, les recommandations, un échéancier et les estimés de réalisation du projet. Le rapport peut également inclure un plan de campagne de financement ainsi que des esquisses préliminaires du bâtiment et des renseignements techniques généraux.

Financement à court terme
Prêt obtenu par l'organisme afin de couvrir les frais immédiats pour l'achat ou la construction ou la rénovation de l'infrastructure culturelle ou patrimoniale jusqu'à la prise de possession du bâtiment.

Financier (rapport) :
Un rapport financier comprend l'état de la situation financière (bilan), l'état des résultats (état des recettes et dépenses) et l'état de l'évolution de la situation financière (flux de trésorerie).

Types de rapports :

États financiers vérifiés
Rapport financier soumis à un cabinet d'experts-comptables indépendant aux fins de vérification. Les états financiers vérifiés offrent un degré d'assurance de conformité élevé.

Mission d'examen
Rapport financier soumis à un cabinet d'experts-comptables indépendant aux fins de prise et d'analyse de renseignements et de discussions. Une mission d'examen offre un degré d'assurance de conformité modéré.

États financiers non vérifiés
Rapport financier non soumis à un cabinet d'experts-comptables indépendant. Les états financiers non vérifiés offrent un degré d'assurance de conformité minimal.

Flux de trésorerie
Tableau des recettes et dépenses prévisionnelles et réelles présenté sur une base mensuelle ou trimestrielle pour la durée du projet. Il indique les sommes d'argent qu'un organisme prévoit recevoir et dépenser tout au long du projet.
Ce tableau est habituellement présenté dans un chiffrier électronique.

Honoraires professionnels
Les honoraires professionnels désignent les sommes versées à une personne ressource, à un expert-conseil ou à un fournisseur de services professionnels, comme ceux liés à la conception architecturale ou d'ingénierie, aux évaluations environnementales, à la gestion de projet et aux vérifications financières.

Organisme artistique (géré de manière professionnelle)
Organisme à but non lucratif qui crée, produit ou présente des œuvres en danse, théâtre, musique, arts visuels ou arts médiatiques dont la majorité des activités est effectuée par des artistes professionnels rémunérés. Ceux-ci comprennent les compagnies d'art d'interprétation, les centres d'artistes, les festivals artistiques et autres diffuseurs ainsi que les établissements nationaux de formation en arts admissibles aux programmes du ministère du Patrimoine canadien.

Organisme patrimonial (géré de manière professionnelle)
Organisme permanent à but non lucratif ayant un mandat de conservation dont le but est de réunir, de conserver, d'interpréter, d'étudier ou d'exposer des collections patrimoniales et est régulièrement ouvert au public. Ils offrent un lieu propice à la pensée critique, à la recherche et à l'éducation.  Les organismes suivants sont reconnus comme des organismes patrimoniaux :
Musées, centres d'archives, jardins botaniques, aquariums, insectariums, zoos, biodômes, centres de sciences et d'interprétation, planétariums et sites naturels, archéologiques, historiques et ethnographiques.

Plan d'affaires
Document décrivant la planification de gestion d'un organisme pour plusieurs années à venir. Il présente le développement envisagé de l'organisme et les activités de gestion financières et opérationnelles pour y arriver. Un plan d'affaires comprend habituellement des projections et des objectifs financiers, la taille des marchés (actuels et éventuels) ainsi que des renseignements sur les tendances du marché. Il décrit comment l'organisme rend compte de ses activités à la communauté, ses méthodes de contrôle et de mesure de l'avancement des travaux et comment, le cas échéant, le projet améliorera le rendement financier de l'organisme.

Subvention
Une subvention est un paiement fait dans un but précis par le ministère du Patrimoine canadien à une personne ou un organisme, lequel n'est pas tenu de présenter des états financiers, mais qui doit soumettre un rapport final au Ministère au terme du projet.

Subvention (lettre de)
La lettre de subvention informe un organisme que sa demande de soutien financier a été approuvée et indique les modalités de paiement.